Wskazówki dotyczące pisania wiadomości przypominających o płatności

1. Strona główna
2. Blog AgendaPro
3. Wskazówki dotyczące pisania wiadomości przypominających ...

Jako firma zawsze chcemy widzieć naszych klientów zadowolonych, oferować im jak najszerszy zakres usług, a także najlepszą jakość. Aby to zrobić, musimy być konsekwentni w naszych przychodach i w tym leży znaczenie posiadania klientów, którzy płacą na czas i w całości. Od czasu do czasu będziemy musieli wysyłać wiadomości przypominające o nieodebranej płatności lub zaległej subskrypcji i choć mogą to być trudne sprawy, w tym artykule przedstawimy pomysły i przykłady, jak tworzyć wiadomości przypominające o płatnościach.

Ostatnią rzeczą, której chcemy, jest stanie się uciążliwym dla naszych klientów, dlatego powinniśmy zadbać o to, aby nasze komunikaty przypominające o płatności były jak najbardziej przyjazne. Poniżej omówimy standardową strukturę, jaką powinna mieć każda wiadomość, aby była jak najbardziej skuteczna.

Struktura komunikatu z przypomnieniem o płatności

Aby wysłać skuteczną i przyjemną wiadomość, istnieje kilka kroków, które należy wykonać, aby stworzyć strukturę, która jest powtarzalna dla wszystkich klientów, ale nadal czuje się bardzo osobisty i wyjątkowy.

• Określ, kto wysyła wiadomość: Zacznij tekst od krótkiego powitania i określ firmę wysyłającą wiadomość. Dzięki temu klient automatycznie będzie wiedział, czego dotyczy wiadomość.

• Wyraź powód, dla którego się z nimi kontaktujesz: W uprzejmy i przyjazny sposób powinieneś dać klientowi znać powód wysłania wiadomości tekstowej. Powinno to zawierać szczegóły dotyczące całkowitej kwoty do zapłaty, charakteru długu i do jakiego dnia mają lub musieli go spłacić.

• Kanał obsługi klienta: Na koniec powinieneś zamknąć wiadomość podając kanał komunikacji z obsługą klienta. W ten sposób, w przypadku jakiegokolwiek błędu, klient będzie mógł porozumieć się z osobami bezpośrednio odpowiedzialnymi za jego rozwiązanie.

Jeśli masz już strukturę wiadomości, aby zapamiętać płatności, oto kilka przykładów, które mogą pomóc w zastosowaniu ich w praktyce.

• Witaj, xxx! Piszemy do Państwa z xxxx, aby przypomnieć, że jesteście Państwo winni xxx za zakup/użytkowanie xxx w dniu xxx. Aby anulować swój dług możesz skontaktować się z xxx. W przypadku, gdy ta wiadomość jest błędem, możesz skontaktować się z naszym numerem obsługi klienta xxxxx.

• Dzień dobry, xxxxx. Zespół xxxx pragnie poinformować, że na Państwa koncie widnieje zadłużenie w wysokości xxxx odpowiadające zakupowi xxx. To samo musi być zapłacone przed xxxx, dla tego mamy następujące metody płatności xxxx. W przypadku, gdy ta wiadomość jest błędem, możesz skontaktować się z naszym numerem obsługi klienta xxxxx.

• XXXX, xxxxx pisze, aby poinformować o zadłużeniu w wysokości xxxx z tytułu zakupu xxxx. Najpóźniejszy termin płatności to xxxx. W przypadku, gdy ta wiadomość jest błędem, możesz skontaktować się z naszym numerem obsługi klienta xxxxx.

W przypadku, gdy chcesz zaoferować swoim klientom prezenty lub zniżki za zapłatę przed terminem, możesz również uwzględnić to w wiadomościach, o ile masz możliwość oferowania rabatów lub rozdawania punktów w programach partnerskich. Zachęca to do wcześniejszych płatności, niektóre przykłady ich formułowania to:

• XXXXXX! xxx pisze, aby przypomnieć, że jeśli anulujesz swoją fakturę nr xxxxx przed xxxx, otrzymasz 5% zniżki na kolejne zakupy.

• Witaj, xxxx! XXX przypomina, że jeśli anulujesz swoje zamówienie XXX przed XXX, możesz być jednym ze zwycięzców XXX!

• XXX, anuluj fakturę xxxx przed xxx i ciesz się 1000 punktów w naszym programie partnerskim!

Pamiętaj, aby Twoje wiadomości były krótkie i zwięzłe. Chcesz być przyjazny, ale zawsze przejdź prosto do sedna. W przeciwnym razie ryzykujesz, że klient się rozproszy i nie skupi się na najważniejszej rzeczy, którą w tym przypadku jest płatność. Do wysyłania tych wiadomości można wykorzystać różne platformy zarządzania klientami, tutaj można scentralizować informacje i zautomatyzować wysyłanie wiadomości. Ogranicza to czas i wysiłek ludzki, co jest bardzo pozytywne, jeśli masz dużą liczbę klientów.

Posiadanie strategii przypominania o płatności ułatwi Ci prowadzenie biznesu w przyszłości. Niezależnie od tego, czy są to kredyty, subskrypcje czy opłaty, które muszą uiszczać Twoi klienci, konieczne jest posiadanie narzędzi, które pomogą Ci o nich pamiętać i śledzić, ilu z nich już zapłaciło, a ilu jeszcze musi zapłacić.