Co powinna mieć teczka klienta salonu kosmetycznego?

1. Strona główna
2. Blog AgendaPro Estetyka
3. Co powinno znaleźć się w ...

Pierwsza konsultacja estetyczna jest ważnym elementem udanej realizacji zabiegów estetycznych. Dokonuje przeglądu historii medycznej pacjenta, leków, alergii, historii kosmetycznej (w tym wyników poprzednich zabiegów i efektów ubocznych, jeśli takie wystąpiły, operacji i zadowolenia z wyników) i jest to również czas na otwarcie kartoteki klienta, a także kilku innych kluczowych obszarów, które zawsze powinny być udokumentowane.

Rejestry kliniczne są również cennymi dokumentami do audytu jakości świadczonych usług, a także mogą być wykorzystywane do badania poważnych incydentów, skarg pacjentów i spraw o odszkodowanie.

Jakie informacje powinna zawierać karta klienta estetycznego?

1. Dane demograficzne pacjenta-klienta, np. nazwisko, adres i data urodzenia.
2. Historia medyczna/kosmetyczna.
3. Planowanie leczenia i formularze zgody.
4. Zdjęcia lub filmy.
5. Historia rozliczeń klienta/ promocje.

Historia medyczna - kosmetyczna

Istnieje kilka obszarów, które zawsze powinny być brane pod uwagę przy tworzeniu dokumentacji medycznej:

• Danedemograficzne pacjenta, np. imię i nazwisko, adres, numer telefonu, data urodzenia.
• Powód wizyty: Jakie są obawy pacjenta, co chce osiągnąć dzięki wizycie, co jest dla niego ważne i dlaczego? Jaka jest historia prezentowanej dolegliwości?
• Jakie badania pacjent miał?
• Jakie były wyniki badań?
• Nieprawidłowe wyniki badań.
• Diagnoza lub interpretacja: Jaki jest wniosek z tego, co udało się zbadać?
• Zalecany plan działania lub leczenia, który powinien być dokładnie omówiony z pacjentem.
• Podawane, przepisywaneleki i wszelkie alergie na leki.
• Pisemne (lub ustne) instrukcje i/lub informacje edukacyjne przekazane pacjentowi: wszelkie informacje lub instrukcje przekazane pacjentowi-klientowi powinny zostać odnotowane, podobnie jak wszelkie instrukcje dotyczące tego, co należy zrobić w przypadku wystąpienia efektów ubocznych lub pogorszenia się stanu zdrowia.
• Dokumentacja komunikacji z pacjentami i rodziną/przyjaciółmi (poziomy świadomości, akceptacja planów).
• Zalecenia dotyczące ponownych wizyt: jeśli pacjenci muszą wrócić na badania kontrolne lub monitorowanie, należy to odnotować.
• Świadoma zgoda: należy wyrazić zgodę na kontynuację leczenia, a pacjenci powinni otrzymać wszystkie informacje, aby móc wyrazić świadomą zgodę.

Inne ważne aspekty kosmetyczno-medycznej historii pacjenta

1. Dokumentacjamedyczna powinna być udokumentowana w porządkuchronologicznym i powinna być na tyle treściwa, aby umożliwić koledze kontynuowanie pracy. Każdy wpis powinien być opatrzony datą, czasem (przy użyciu zegara 24-godzinnego) i w pełni czytelny.

2. Należy unikać skrótów, ponieważ mogą one być dwuznaczne; dopuszczalne jest jednak stosowanie skrótów w sytuacjach, w których odbiorcy łatwiej rozpoznają je niż pełny termin, np. am i pm.

3. Ważne jest, aby unikać zbędnych komentarzy w notatkach pacjenta, takich jak komentarze, które mogą być obraźliwe, osobiste i "humorystyczne", ponieważ może to zaszkodzić wiarygodności. Należy również pamiętać, że pacjenci mają prawo dostępu do swojej dokumentacji, a zdawkowa uwaga może być trudna do późniejszego wyjaśnienia.

4. Należy zachować ostrożność przy redagowaniu zapisów. Edycja zapisów jest dowodem na to, że są one niedokładne i uniemożliwia obronę. Kiedy pacjenci zwracają się o poradę prawną, na przykład w przypadku zarzutów o niewłaściwe postępowanie, pierwszym zadaniem zespołu prawnego jest przejrzenie notatek pacjenta i ustalenie, czy jakakolwiek szkoda została spowodowana przez zaniedbanie.

Poufność i ochrona danych

Dokumentacja kliniczna jest uznawana na całym świecie za poufną i może być udostępniana wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą pacjenta, z którym prowadzona jest dokumentacja. Udostępnianie danych pacjenta za pośrednictwem poczty elektronicznej, Dropbox, iCloud lub niezaszyfrowanych osobistych dysków flash jest niedozwolone. Podobnie, surowo zabronione jest udostępnianie zdjęć z danymi umożliwiającymi identyfikację pacjenta na Facebooku, Twitterze lub innej platformie mediów społecznościowych bez wyraźnej zgody pacjenta.

Z prawnego punktu widzenia należy pamiętać, że nawet jeśli wszystko zostało wykonane prawidłowo, w momencie leczenia, to jeśli nie zostało udokumentowane, to nie zostało wykonane. Jeśli chodzi o zapisywanie informacji medycznych, należy pamiętać, że jakość dokumentacji ma odzwierciedlać jakość dostarczonej opieki i leczenia. Dlatego należy zawsze zapisywać, co zostało powiedziane, co zostało zrobione, co ci powiedziano i co zaobserwowałeś.

Zdjęcia lub filmy wideo
Zdjęcia i filmy wideo są klasyfikowane jako poufne, dlatego należy udzielić specjalnej zgody na wykonanie zdjęć, a następnie wykorzystanie ich do celów marketingowych, bez ujawniania tożsamości pacjenta.

Historia rozliczeń klienta / promocje

Podobnie jak historia medyczna i leczenia, należy również sporządzić historię rozliczeń. Tutaj będziesz mógł sprawdzić, ile klient wydał w Twoim centrum w zależności od miesiąca i co kupił najczęściej; pomoże Ci to również mieć pod ręką, ile zapłacił i ile ma jeszcze do zapłaty, jeśli oferujesz zabiegi na raty.

Wszystkie te informacje przydadzą się w budowaniu lojalności wśród klientów, którzy wydali najwięcej na zabiegi w Twoim salonie, dzięki czemu będziesz mógł zaoferować im specjalne promocje lub spersonalizowane rabaty.

Zalety tworzenia kartoteki klientów online

Niektóre z korzyści, jakie możesz uzyskać, jeśli zdecydujesz się na wynajęcie specjalnego oprogramowania, które pozwala na prowadzenie całej dokumentacji pacjentów-klientów online, są następujące:

1. Rejestracja nowych pacjentów i historia medyczna.

2. Baza danych klientów: dzięki czemu można dodać lub wyszukać rekord klienta za pomocą kilku kliknięć.

3. Planowanie leczenia i formularze zgody (z podpisami cyfrowymi).

4. Śledzenie podawanych produktów do twarzy.

5. Zdjęcia i filmy przed i po, umieszczone w łatwo dostępnej galerii cyfrowej.

6. Ochrona danych. Wszystkie dane są odpowiednio i bezpiecznie przechowywane. Stanowi to poważny problem w przechowywaniu danych dla klinik estetycznych, które wciąż polegają na systemach opartych na papierze.

7. Oprogramowanie dostosowane do specyfikacji Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych zapewni Twoim klientom spokój ducha, wiedząc, że ich dane nie będą gromadzone bez ich zgody, ani nie zostaną niewłaściwie wykorzystane.

8. Podpis elektroniczny: ułatw swoim klientom podpisanie cyfrowego listu zgody za pomocą iPada lub telefonu. Ten podpis automatycznie staje się częścią rekordu klienta online.

9. Rejestracja klientów online: nikt nie lubi czekać ani wypełniać formularzy po przybyciu do kliniki.

System rejestracji online pozwala Twoim klientom uzupełnić swoje dane poprzez formularz rejestracyjny online przed wizytą w klinice, ułatwiając całe doświadczenie.

Przykład formularza klienta dla salonu kosmetycznego

Powiązane artykuły:

Przewodnik do stworzenia idealnego protokołu obsługi klienta 2.

Praktyczny przewodnik po otwarciu salonu 2.

3. follow-up klienta, klucz do rozsławienia Twojego centrum estetycznego